Frais de séjour en Belgique : montant déductible fiscalement
Si un travailleur expose des frais à la demande ou au profit de son employeur,
ce dernier les lui remboursera en principe. Ces « frais propres à lemployeur »
ne sont pas imposables dans le chef du travailleur et sont normalement
déductibles dans le chef de lemployeur. Le travailleur doit en principe prouver
la réalité et le montant de la dépense. Mais il y a des exceptions.
Frais propres à lemployeur
Si un travailleur avance des frais pour son employeur, le fisc ne considérera
pas leur remboursement comme une rémunération.
Lemployeur qui effectue un tel remboursement doit être en mesure de prouver que
lindemnité concerne des frais qui lui sont propres en tant quemployeur et que
les frais ont réellement été déboursés (le travailleur doit produire une preuve
de paiement à lemployeur).
Si lemployeur « remboursait » des frais qui nont pas été déboursés ou sil
remboursait plus que la dépense réelle, lindemnité serait considérée comme une
rémunération sur laquelle des impôts seraient dus.
Forfaitaire
Pour éviter que ladministration de la preuve nentraîne une surcharge
administrative, il est fait usage de forfaits, tant en matière fiscale quen
matière de sécurité sociale. Le gros avantage dun forfait est quil ne faut
plus prouver que lindemnité correspond à la dépense. Il existe de nombreux
exemples dindemnités forfaitaires. Songez aux indemnités pour frais de car
wash, parking et péages, pour frais dun bureau à domicile, pour frais de
représentation
Ces indemnités font généralement lobjet de rulings.
Dautres indemnités, comme lindemnité pour frais de séjour, sont communiquées
par le fisc via une circulaire. Fin mai, ladministration fiscale a publié dans
une seule et même circulaire les montants applicables pour la période du 1er
février 2022 au 30 mars 2022 et pour la période à partir du 1er avril 2022 :
Du 1er janvier 2022 au 30 mars 2022 inclus :
indemnité forfaitaire journalière (également connue sous le nom de frais de
repas) : 18,11 euros par jour ;
indemnité forfaitaire mensuelle (maximum 16 fois) : 18,11 euros par jour ;
et
indemnité journalière complémentaire pour frais de logement (hôtel) : 135,85
euros par nuit.
À partir du 1er avril 2022 :
indemnité forfaitaire journalière (également connue sous le nom de frais de
repas) : 18,47 euros par jour ;
indemnité forfaitaire mensuelle (maximum 16 fois) : 18,47 euros par jour ;
et
indemnité journalière complémentaire pour frais de logement (hôtel) : 138,57
euros par nuit.
Sécurité sociale
Attention : les « forfaits », tels quils sont fixés par le fisc, sont
indépendants des forfaits applicables en matière de sécurité sociale.
Ladministration de lONSS ne considère pas les indemnités pour frais de séjour
comme une rémunération si elles nexcèdent pas :
10 euros par jour pour les frais de route (pour labsence de sanitaires) ;
7 euros par jour pour les frais de repas ; et
35 euros par jour si le membre du personnel doit séjourner sur place.
Ces montants nont plus été actualisés depuis un certain temps. Ils sappliquent
par ailleurs uniquement au personnel « non sédentaire ».