Déclaration dun conflit dintérêts
Si un administrateur de société a un intérêt patrimonial opposé à celui de la
société, il doit le déclarer correctement et en temps utile. Comment doit-il
procéder ?
Le conflit dintérêts
Le terme « conflit dintérêts » en droit des sociétés renvoie à la situation où
un membre de lorgane dadministration dune société a un intérêt direct ou
indirect de nature patrimoniale qui est opposé à lintérêt de la société. Le
Code des sociétés et des associations (CSA) contient des règles explicites
concernant ce quil y a lieu de faire dans ce cas précis.
Lorsquun ou plusieurs administrateurs ont un conflit dintérêts, la décision
pour la société doit être prise par les autres administrateurs qui ne sont pas
en situation de conflit dintérêts. Si lorgane dadministration est un organe
collégial, ladministrateur qui est en situation de conflit dintérêts ne peut
pas participer aux délibérations ni à la prise de décisions. Ladministrateur
concerné doit lui-même informer lorgane dadministration, et ce avant quil
prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet
intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de lorgane
dadministration.
Lorsque tous les administrateurs ont un conflit dintérêts, la décision doit
être prise par lassemblée générale.
Lorsquil ny a quun administrateur, il doit également soumettre la décision à
lassemblée générale.
Lorsque ladministrateur et lactionnaire sont une seule et même personne, cette
personne est autorisée à prendre la décision.
Il existe toutefois quelques exceptions à ces règles, comme pour les opérations
entre entreprises liées ou pour les opérations habituelles conclues aux
conditions au marché.
Le rapport
Lorsquun conflit dintérêts se produit, la partie autorisée à prendre la
décision cest-à-dire les administrateurs qui ne se trouvent pas en situation
de conflit dintérêts, lassemblée générale ou ladministrateur lui-même doit
établir un rapport sur la nature de la décision ou opération. Cela se fait via
le procès-verbal de lassemblée ou via un rapport spécial.
Le rapport doit également contenir les conséquences patrimoniales de la décision
ou opération ainsi quune justification de la décision prise.
Sil sagit dune situation où ladministrateur unique est également
lactionnaire unique, le rapport doit en outre contenir le contrat conclu entre
ladministrateur et la société.
Le rapport de gestion
La partie concernée du procès-verbal ou le rapport spécial doit en principe
figurer dans son intégralité dans le rapport de gestion, mais il suffit de faire
mention du conflit dintérêts dans le rapport de gestion et de renvoyer au
procès-verbal ou au rapport spécial qui est alors joint dans son intégralité en
annexe.
Les petites sociétés qui ne sont pas obligées de reprendre un rapport de gestion
dans leurs comptes annuels doivent établir une pièce distincte qui est déposée
en même temps que les comptes annuels. Cette pièce contient également le texte
intégral du procès-verbal ou du rapport spécial.
Si la société a nommé un commissaire, le procès-verbal doit lui être communiqué
et il doit évaluer dans une section séparée les conséquences patrimoniales pour
la société des décisions de lorgane dadministration ou de lassemblée
générale.
Le rapport de gestion est le document dans lequel lorgane dadministration rend
compte de sa politique. Il contient :
un exposé fidèle sur lévolution et les résultats des activités et sur la
situation de la société ;
une description des principaux risques et incertitudes auxquels la société est
confrontée ;
des indications sur les circonstances susceptibles davoir une influence notable
sur le développement de la société, pour autant quelles ne soient pas de nature
à porter gravement préjudice à la société ;
des indications relatives aux activités en matière de recherche et de
développement ;
etc.
Le rapport de gestion doit également contenir des données sur les événements
importants survenus après la clôture de lexercice. Si un conflit dintérêts se
produit entre la date de clôture de lexercice et la date de lassemblée
générale, ce conflit dintérêts doit être mentionné dans les premiers comptes
annuels suivants. Il ne faut donc pas attendre jusquà létablissement des
comptes annuels et du rapport de gestion portant sur lexercice au cours duquel
le conflit dintérêts sest produit.
Sanctions
La non-déclaration dun conflit dintérêts est passible des sanctions
habituelles prévues par le droit des sociétés qui visent à protéger les intérêts
de la société, des créanciers et des actionnaires. Cela signifie que toute
personne intéressée peut réclamer la nullité des décisions ou opérations qui ont
été prises ou réalisées en contradiction avec les règles susmentionnées. Les
administrateurs peuvent en outre être tenus pour responsables solidairement.